Phần mềm quản lý spa giúp chủ cơ sở tiết kiệm bao nhiêu thời gian?

Phần mềm quản lý spa giúp bạn gọn gàng mọi thứ trên một màn hình: lịch hẹn, khách hàng, doanh thu, tồn kho. Thay vì lật sổ tay và hỏi nhân viên khắp nơi, bạn mở điện thoại là biết hôm nay có bao nhiêu khách, ai đến lúc mấy giờ và tháng này thu về bao nhiêu.

Lịch hẹn rối làm mất bao nhiêu khách?

Bạn thử đếm một ngày bình thường: 15 khách gọi điện đặt lịch, 5 khách nhắn tin qua mạng xã hội, 3 khách đến trực tiếp. Nếu ghi vào sổ tay thì dễ trùng giờ, dễ quên. Khách đến lúc 10 giờ mà bạn tưởng hẹn 11 giờ, phải xin lỗi và cho đợi 30 phút. Mỗi lần như vậy khách khó quay lại.

Một spa ở quận 1 từng mất 8 khách một tuần vì trùng lịch hẹn. Sau khi dùng phần mềm tự động gửi tin nhắc trước 2 giờ, số khách đến đúng giờ tăng từ 60% lên 90%. Bạn thấy đó, lịch hẹn rõ ràng thì khách hài lòng, nhân viên cũng chạy nhịp đều.

Bạn nên chọn phần mềm có lịch hẹn theo từng phòng và từng nhân viên. Khi khách gọi đặt, bạn thấy ngay phòng nào còn trống, không cần hỏi đi hỏi lại. Một spa có 6 phòng từng mất 10 phút mỗi lần đặt lịch vì phải gọi điện hỏi nhân viên, giờ chỉ mất 1 phút.

Bạn cũng nên bật tin nhắc tự động cho khách trước giờ hẹn. Khách quên lịch là chuyện bình thường, nhắc một tin thì khách đến đúng giờ, phòng không bị bỏ trống. Một spa nhắc đều, số phòng trống do khách vắng mặt giảm từ 10 xuống còn 2 mỗi tuần. Bạn thấy đó, phòng trống 1 giờ là mất trắng 1 khách, nhắc một tin nhắn là hồi lại được.

Quản lý khách hàng bằng sổ tay có đủ không?

Sổ tay ghi tên và số điện thoại thôi là chưa đủ. Bạn cần biết khách nào đã đến 20 lần, khách nào thích liệu trình nào, khách nào từng khiếu nại về điều gì. Những thông tin đó nằm rải rác trong đầu nhân viên, nhân viên nghỉ là mất sạch.

Một spa có 500 khách quen từng không ai biết khách nào sắp sinh nhật. Sau khi lưu hồ sơ khách hàng lên phần mềm, bạn ấy gửi tin nhắc chúc mừng kèm ưu đãi cho 50 khách sinh nhật trong tháng, thu về 15 triệu từ khách cũ. Bạn thấy đó, khách cũ là tài sản, nhưng phải ghi lại được mới khai thác được.

Bạn nên lưu lại lịch sử dịch vụ của từng khách. Khách Y từng làm liệu trình trị mụn 3 lần, lần sau đến bạn nhìn hồ sơ là biết nên tư vấn tiếp liệu trình nào, không phải hỏi lại từ đầu. Một spa áp dụng cách này, tỷ lệ khách quay lại tăng từ 45% lên 70% trong 6 tháng.

Bạn cũng cần lưu khách này mua gói hay làm lẻ, thanh toán bằng cách nào, có hay không dùng thẻ thành viên. Điều này giúp bạn dự đoán được lịch của khách. Một khách mua gói 5 buổi chắc chắn còn 3 buổi nữa, bạn chủ động hẹn trước cho họ, không phải chờ khách nhắc. Một spa gọi trước cho 30 khách mua gói mỗi tuần, 70% khách đến đúng giờ đã hẹn, phòng kín mà không ai phải chờ.

Theo dõi doanh thu mỗi ngày ra sao?

Bạn cần biết hôm nay thu về bao nhiêu, dịch vụ nào bán chạy, nhân viên nào phục vụ nhiều khách. Nếu chỉ nhìn vào sổ cuối tháng thì muộn, lúc đó khó sửa. Một spa từng phát hiện tháng 8 thua lỗ vì chi phí nguyên liệu tăng 30% mà không ai để ý.

Bạn nên xem báo cáo doanh thu theo ngày và theo dịch vụ. Thấy liệu trình massage mặt bán chạy thì nhập nguyên liệu nhiều hơn, thấy liệu trình nào ít khách thì xem lại giá hay cách tư vấn. Một spa ở quận 3 từng tăng doanh thu 20% chỉ nhờ bỏ 3 liệu trình không ai gọi và tập trung quảng bá 5 liệu trình bán chạy.

Bạn cũng nên theo dõi doanh thu theo nhân viên để biết ai phục vụ tốt. Nhân viên A phục vụ 30 khách mỗi tháng, nhân viên B phục vụ 15 khách. Bạn thấy vậy là biết nên đào tạo thêm cho B hay thưởng cho A. Một spa làm vậy, sau 3 tháng nhân viên yếu cũng phục vụ được 25 khách mỗi tháng.

Bạn nên xem doanh thu theo ca sáng và ca tối để chia nhân sự hợp lý. Ca tối thường đông gấp đôi ca sáng, bạn tăng người ca tối và giảm người ca sáng thì chi phí hợp lý. Một spa làm vậy, chi phí nhân sự giảm 15% mà vẫn phục vụ đủ khách. Bạn thấy đó, nhìn được con số theo ca là chủ động cả về người lẫn phòng.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Lịch hẹn tự động gửi tin nhắc, khách đến đúng giờ, không trùng phòng
• Hồ sơ khách hàng lưu lịch sử dịch vụ, dễ tư vấn và giữ khách quen
• Báo cáo doanh thu theo ngày, theo dịch vụ, theo nhân viên trên điện thoại

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.