Quản lý hàng nhập cần lưu ý gì?

Quản lý hàng nhập chuẩn là mỗi lần nhập bạn ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp và số tiền còn nợ. Bạn có đủ thông tin đó thì cuối tháng biết chính xác mất bao nhiêu tiền nhập hàng và còn nợ ai bao nhiêu.

Ghi nhận hàng nhập đúng cách thế nào?

Bạn ghi nhận ngay khi hàng về chứ không để tối mới nhớ. Hàng về sáng, bạn kiểm tra số lượng, chất lượng rồi ghi lên hệ thống trong 10 phút. Để tối mới ghi thì hay quên mất 2 thùng, 3 gói, một tháng cộng lại mất cả trăm nghìn mà không biết mất ở đâu.

Một cửa hàng tạp hóa nhập 40 mặt hàng mỗi tuần từng ghi sổ tay, hay quên ghi 5 món. Sau khi ghi ngay lúc nhận hàng, số lệch giữa sổ và thực tế giảm từ 8% xuống dưới 1%. Bạn thấy đó, ghi ngay là ghi đúng, ghi lúc khác là ghi nhớ.

Bạn nên chụp ảnh hoá đơn nhà cung cấp lưu lại mỗi lần nhập. Hoá đơn giấy dễ mất, dễ nhòa, nhưng ảnh chụp lưu trên điện thoại thì còn nguyên mấy năm. Khi cần đối chiếu giá nhập 3 tháng trước, bạn mở ra là có ngay. Khoảng 30% chủ quán từng gặp tranh chấp về giá nhập với nhà cung cấp, có ảnh hoá đơn thì giải quyết gọn trong 5 phút.

Bạn cũng nên phân loại hàng nhập theo nhóm. Nước uống, thực phẩm, đồ dùng văn phòng, nguyên liệu pha chế, mỗi nhóm một mục riêng. Phân loại rõ thì cuối tháng bạn biết tiền nhập nhiều nhất vào nhóm nào. Một quán cà phê phát hiện nhóm nguyên liệu pha chế chiếm 45% chi phí nhập, từ đó tìm nhà cung cấp rẻ hơn 8% và tiết kiệm 2 triệu mỗi tháng.

Làm sao tránh nhập thừa hoặc nhập thiếu?

Bạn nhập dựa trên tốc độ bán thực tế chứ không nhập theo cảm giác. Món bán 10 cái mỗi ngày thì nhập đủ 10 ngày là 100 cái, cộng 20% dự phòng thành 120 cái. Bạn nhập theo công thức này thì vừa đủ bán, vừa không chôn vốn. Nhập theo cảm giác thì lúc thừa lúc thiếu, tốn tiền mà vẫn hết hàng.

Một tiệm tạp hóa từng nhập 50 thùng mì vì thấy rẻ, bán 3 tháng mới hết, vốn 25 triệu nằm im trong kho. Sau khi tính theo tốc độ bán, bạn ấy chỉ nhập 15 thùng mỗi lần, 2 tuần nhập một lần, vốn lưu động nhẹ hẳn mà không bao giờ hết hàng. Bạn thấy đó, nhập ít nhưng nhập đúng nhịp thì khỏe hơn nhập nhiều một lần.

Bạn nên đặt mức tồn tối thiểu cho 20 mặt hàng quan trọng nhất. Ví dụ sữa tươi không để dưới 10 hộp, trứng không để dưới 30 quả, gạo không để dưới 5 ký. Hệ thống báo đỏ khi chạm mức này, bạn nhìn là biết cần nhập gì. Bạn đừng đặt cảnh báo cho cả 500 món, báo nhiều quá thành ra bỏ qua hết, chỉ cần 20 món gánh 80% doanh thu là đủ.

Bạn cũng nên chốt một ngày cố định trong tuần để đặt hàng nhà cung cấp. Ví dụ thứ ba hàng tuần đặt cho cả tuần, nhà cung cấp giao thứ tư. Lịch cố định giúp bạn không quên, nhà cung cấp cũng chủ động hơn. Khoảng 75% quán làm ăn ổn định đều có ngày nhập hàng cố định, không phải kiểu hết mới cuống lên gọi.

Quản lý nợ nhà cung cấp ra sao?

Bạn ghi lại số tiền còn nợ mỗi lần nhập, trả bao nhiêu thì trừ bao nhiêu. Cuối tháng bạn biết chính xác còn nợ ai bao nhiêu, không phải nghe nhà cung cấp nói mà tin. Khoảng 25% chủ quán từng bị nhà cung cấp nhắc nợ 5 triệu mà không nhớ mình có nợ hay không.

Một quán ăn nhập hàng 10 nhà cung cấp khác nhau từng bị nhầm lẫn số nợ, trả thiếu 3 triệu mà không biết. Sau khi ghi nợ trên hệ thống, mỗi lần trả tiền đều trừ vào nợ, cuối tháng đối chiếu với nhà cung cấp chỉ mất 15 phút và không còn tranh cãi. Bạn thấy đó, ghi nợ rõ ràng là giữ được cả tình cảm lẫn tiền bạc.

Bạn nên trả nợ đúng hạn để giữ uy tín với nhà cung cấp. Nhà cung cấp tin bạn thì cho giá tốt, giao hàng nhanh và linh hoạt khi bạn cần đổi trả. Bạn trả đúng hạn 6 tháng liên tiếp thì nhà cung cấp tự động cho bạn giá ưu đãi hơn 3% tới 5%. Bạn tính đi, 3% trên 20 triệu hàng tháng là 600 nghìn, cả năm là 7 triệu, tiền không nhỏ chỉ nhờ trả nợ đúng hẹn.

Bạn cũng nên so sánh giá 2 tới 3 nhà cung cấp mỗi quý một lần. Cùng một mặt hàng mà chênh 5% thì một năm bạn tiết kiệm được cả chục triệu. Bạn lưu giá nhập mỗi lần lên hệ thống, 3 tháng mở ra xem là biết ai bán đắt ai bán rẻ. Bạn đừng trung thành mù quáng với một mối, tiền chênh lệch là tiền túi của bạn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi nhận hàng nhập trong 10 phút, kèm ảnh hoá đơn lưu trữ lâu dài
Tự động cảnh báo khi hàng sắp hết, nhập đúng lượng để không chôn vốn
Quản lý nợ nhà cung cấp rõ ràng, đối chiếu cuối tháng chỉ mất 15 phút

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.