Quản lý công nợ khách hàng thế nào?

Quản lý công nợ khách hàng chuẩn là ghi lại ai nợ bao nhiêu, nợ từ khi nào, hẹn trả khi nào và đã trả được bao nhiêu. Bạn có đủ 4 thông tin này thì không sợ quên, không sợ nhầm và nhắc khách cũng nhẹ nhàng hơn.

Vì sao cho nợ mà không ghi thì mất tiền?

Bạn bán cho khách quen thiếu 200 nghìn hôm nay, mai thiếu thêm 300 nghìn, một tuần sau bạn chỉ nhớ mang máng là họ nợ khoảng mấy trăm. Khách cũng nhớ mang máng, hai bên nhớ khác nhau là sinh cãi vã. Khoảng 30% mâu thuẫn giữa chủ quán và khách quen bắt đầu từ món nợ không ghi rõ.

Một cửa hàng tạp hóa từng cho 40 khách nợ ghi sổ tay, cuối năm cộng lại thiếu 25 triệu không biết nằm ở ai. Sổ rách mất 3 trang, chữ nhòe 5 trang, đòi không được mà bỏ thì tiếc. Sau khi ghi nợ lên hệ thống, mỗi món nợ có tên, số tiền, ngày nợ và ngày hẹn trả, số nợ khó đòi giảm từ 25 triệu xuống còn 4 triệu sau một năm. Bạn thấy đó, ghi rõ là đòi được, ghi ẩu là mất.

Bạn cũng đừng cho nợ bằng miệng mà không có gì làm chứng. Lúc vui thì hứa cuối tuần trả, tới cuối tuần lại hẹn cuối tháng, bạn không có gì để nhắc. Bạn ghi lên hệ thống rồi cho khách xem lại ngay lúc mua, khách gật đầu xác nhận là hai bên cùng nhớ. Một dòng xác nhận 10 giây lúc bán tránh được cả tháng đòi mệt mỏi sau này.

Bạn nên giới hạn số người được nợ và hạn mức mỗi người. Quán nhỏ chỉ nên cho tối đa 20 khách quen nợ, mỗi người tối đa 2 triệu. Vượt ngưỡng thì phải trả bớt mới được nợ tiếp. Quy định này dán ở quầy cho ai cũng thấy, bạn từ chối cũng dễ vì có quy định chung chứ không phải ghét ai.

Ghi nợ và thu nợ mỗi ngày ra sao?

Bạn ghi nợ ngay lúc bán thiếu chứ không để tối mới nhớ. Khách mua 500 nghìn trả 300 nghìn thì 200 nghìn còn lại ghi nợ ngay, in hoá đơn ghi rõ đã trả và còn nợ. Làm ngay 30 giây thì chuẩn, để tối ghi lại thì hay quên bớt 50 nghìn, 100 nghìn. Một tháng quên vài lần là mất cả triệu.

Một quán vật liệu xây dựng cho thợ nợ 60% đơn hàng, mỗi ngày 15 lượt nợ. Trước đây ghi sổ tay hay sót 2 lượt mỗi tuần, mỗi lượt 1 tới 2 triệu. Sau khi ghi ngay lúc bán, số sót giảm còn gần như bằng không, dòng tiền về đều hơn hẳn. Bạn thấy đó, ghi ngay là giữ tiền, ghi chậm là mất tiền.

Bạn nên nhắc nợ nhẹ nhàng theo lịch chứ đừng đợi khách tự nhớ. Nợ 7 ngày thì nhắn tin nhắc một lần, nợ 15 ngày thì gọi điện hỏi thăm, nợ 30 ngày thì gặp trực tiếp. Nhắc theo nấc này thì 80% khách trả trong 2 tuần đầu, chỉ 20% cần nhắc mạnh hơn. Bạn nhắc sớm thì khách chưa quên, nhắc muộn thì khách đã tiêu tiền vào việc khác.

Bạn cũng nên ưu tiên thu nợ cũ trước khi cho nợ mới. Khách đang nợ 1,5 triệu mà mua thêm 500 nghìn thì yêu cầu trả ít nhất 1 triệu mới cho nợ tiếp. Quy tắc này giúp nợ không phình to mãi. Một cửa hàng áp dụng xong, tổng nợ từ 40 triệu giảm xuống còn 18 triệu trong 3 tháng mà không mất khách nào.

Làm sao nhắc nợ mà không mất khách?

Bạn nhắc bằng thái độ hỏi thăm chứ đừng đòi như dọa. Tin nhắn mẫu là anh ơi đơn hôm trước còn 500 nghìn, cuối tuần này anh ghé trả giúp em nhé. Ngắn gọn, lịch sự, có số tiền và thời gian cụ thể. Khoảng 70% khách trả sau một tin nhắn như vậy, không cần gọi lần hai.

Một chủ quán tạp hóa từng ngại nhắc nợ nên để 10 khách nợ quá 3 tháng, tổng 18 triệu. Sau khi can đảm nhắn tin theo mẫu cho từng người, 7 người trả trong một tuần, 2 người hẹn trả góp mỗi tuần 500 nghìn, chỉ 1 người chây ì. Bạn ấy thu về 12 triệu trong 10 ngày chỉ nhờ dám nhắc. Bạn thấy đó, khách không giận vì bị nhắc, khách chỉ giận khi bị nhắc nặng lời.

Bạn nên cho khách khó khăn trả góp thay vì ép trả một lần. Nợ 3 triệu thì trả 3 lần mỗi lần 1 triệu, mỗi lần trả bạn ghi trừ nợ ngay. Khách thấy bạn thông cảm thì họ trả đều và còn mua tiếp. Ép quá thì mất cả nợ lẫn khách, cho trả góp thì giữ được cả hai. Khoảng 50% nợ khó đòi thu được nhờ trả góp thay vì đòi một cục.

Bạn cũng nên cảm ơn ngay khi khách trả nợ. Khách trả xong bạn cười tươi cảm ơn, lần sau họ vẫn dám mua thiếu vì biết bạn dễ chịu. Bạn mặt nặng mày nhẹ thì họ trả xong là đi quán khác luôn. Một lời cảm ơn 5 giây giữ được khách mua 5 triệu mỗi tháng, bạn tính xem có đáng không.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi nợ ngay lúc bán thiếu, hoá đơn thể hiện rõ đã trả và còn nợ bao nhiêu
Nhắc nợ tự động theo nấc 7 ngày, 15 ngày và 30 ngày nên bạn không cần nhớ
Cho trả góp từng phần, mỗi lần trả tự trừ nợ nên sổ sách luôn khớp

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.