Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là hệ thống ghi nhận toàn bộ giao dịch, tồn kho và nhân viên trong một nơi duy nhất. Chủ cửa hàng xem doanh thu, lãi lỗ, cảnh báo hết hàng ngay trên điện thoại thay vì ghi sổ tay. Bạn không cần cộng tay mỗi tối mà vẫn biết hôm nay bán được bao nhiêu, món nào chạy, ca nào lãi nhất.

Vì sao cửa hàng nên bỏ sổ tay để dùng phần mềm?

Bạn thử nhớ lại lần gần nhất cộng sổ cuối tháng mà số không khớp. Ghi tay mỗi ngày mất 1 tới 2 giờ, cuối tháng vẫn lệch vài triệu mà không biết lệch ở đâu. Một cửa hàng tạp hóa 400 mặt hàng từng lệch kho 12% mỗi tháng vì nhập ghi sổ, bán nhớ bằng đầu. Sau khi dùng hệ thống ghi từng đơn, độ lệch còn dưới 2%.

Bạn cũng hay bị mất khách vì quên nợ. Khách quen mua chịu 3 lần mà bạn quên ghi 1 lần, đòi thì ngại, không đòi thì mất. Một chủ quán từng mất gần 5 triệu mỗi tháng vì quên công nợ khách mua chịu. Hệ thống lưu từng khoản nợ theo tên khách, quá hạn là nhắc, bạn không cần nhớ mà vẫn thu đủ.

Bạn đừng để tiền mặt trong két mà không ai kiểm. Thu ngân ca sáng thu 8 triệu, ca chiều thu 6 triệu, tối cộng lại thiếu 500 nghìn mà không biết ai sai. Hệ thống ghi từng đơn theo ca và theo nhân viên, cuối ca đối chiếu là ra ngay. Bạn không cần nghi ngờ ai, con số tự nói.

Bạn cũng nên nghĩ tới lúc quán đông. Sổ tay ghi 1 đơn mất 2 phút, giờ cao điểm 20 khách là nghẽn. Hệ thống ghi 1 đơn trong vài chục giây, in hoá đơn ngay, khách không phải chờ. Một quán ăn sáng bán 200 tô mỗi ngày từng phải cho khách đứng chờ vì ghi tay không kịp, sau khi chuyển sang hệ thống thì giờ cao điểm vẫn trôi.

Phần mềm quản lý bán hàng làm được những việc gì mỗi ngày?

Việc đầu tiên là ghi đơn và in hoá đơn. Nhân viên chạm chọn món, hệ thống tính tiền, in hoá đơn ra giấy cho khách trong vài giây. Bạn có thể xem từng đơn bán ra theo thời gian thực, dù đang ở nhà hay đi lấy hàng. Một cửa hàng từng mất 30 phút mỗi tối để cộng đơn giấy, giờ chỉ cần mở điện thoại xem là đủ.

Việc thứ hai là trừ kho tự động. Bán ra 1 cái là kho trừ 1 cái, nhập vào 10 cái là kho cộng 10 cái. Bạn đặt mức cảnh báo cho 20 mặt hàng quan trọng nhất, hệ thống báo đỏ khi sắp hết. Một quán từng phải đóng cửa sớm 3 lần một tuần vì hết nguyên liệu, sau khi bật cảnh báo thì không còn đóng sớm lần nào trong 2 tháng.

Việc thứ ba là quản lý nhân viên theo ca. Chấm công giờ vào giờ ra, tính hoa hồng theo đơn bán, xem ai bán giỏi ai bán kém. Bạn không cần đứng canh mà vẫn biết ca nào làm ăn ra sao. Khoảng 60% sai lệch tiền mặt đến từ việc không ai chịu trách nhiệm ca nào, hệ thống chia rõ từng ca thì lệch tự hết.

Việc thứ tư là báo cáo lãi lỗ cuối ngày. Doanh thu trừ vốn nhập trừ lương trừ chi phí mặt bằng là ra lãi thật. Bạn xem mỗi tối 10 phút là biết hôm nay lãi bao nhiêu, món nào gánh quán, món nào nên bỏ. Một chủ quán từng tưởng lãi 20 triệu một tháng, xem báo cáo mới biết chỉ lãi 12 triệu vì chưa trừ hao hụt và khuyến mãi.

Cửa hàng nhỏ có cần phần mềm không hay chỉ quán lớn mới cần?

Bạn đừng nghĩ quán nhỏ thì không cần. Quán càng nhỏ thì mỗi đồng càng quý, lệch 1 triệu một tháng với quán 30 triệu doanh thu là mất 3%. Quán lớn lệch 1 triệu thì không sao, quán nhỏ lệch 1 triệu là tiền thuê mặt bằng. Hệ thống giúp quán nhỏ giữ từng đồng, không để thất thoát âm thầm.

Bạn cũng đừng lo khó dùng. Nhân viên quán nhỏ thường không rành công nghệ, nhưng hệ thống hiện nay chạm chọn là xong, không cần gõ nhiều. Một chủ quán 55 tuổi từng sợ không dùng được, sau 1 buổi hướng dẫn đã tự ghi đơn và xem báo cáo mỗi tối. Bạn học 1 buổi là dùng được, không cần biết gì về máy tính.

Bạn nên bắt đầu từ những tính năng cần nhất: ghi đơn, in hoá đơn, xem doanh thu. Khoảng 80% chủ quán chỉ dùng 3 tính năng này trong tháng đầu. Khi quen rồi mới bật thêm quản lý kho, chấm công, công nợ. Bạn đi từng bước thì không bị ngợp, nhân viên cũng dễ theo.

Bạn cũng đừng lo mất dữ liệu. Sổ tay cháy là mất hết, điện thoại hỏng là mất số. Hệ thống lưu trên mạng, đổi máy vẫn còn nguyên. Một chủ quán từng cháy quán mất toàn bộ sổ sách 3 năm, không biết ai còn nợ mình. Bạn dùng hệ thống thì dù mất máy, dữ liệu vẫn còn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Ghi đơn và in hoá đơn trong vài giây, xem doanh thu theo thời gian thực trên điện thoại
Trừ kho tự động mỗi đơn bán, cảnh báo hàng sắp hết trước 2 ngày
Báo cáo lãi lỗ cuối ngày rõ ràng, chia theo ca và theo nhân viên

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.