Quản lý công nợ cửa hàng thế nào cho khỏi mất tiền?

Quản lý công nợ cửa hàng chặt chẽ là ai nợ bao nhiêu, nợ từ khi nào và hẹn trả lúc nào đều được ghi lại rõ ràng. Bạn tới hạn nhắc khéo một câu là thu được tiền, không để nợ kéo dài thành nợ khó đòi.

Cho khách nợ thế nào để vừa giữ khách vừa an toàn?

Bạn đặt hạn mức nợ cho từng khách ngay từ đầu. Khách quen mua đều thì cho nợ tối đa 2 triệu, khách mới chỉ cho nợ dưới 500 nghìn. Vượt hạn mức là phải trả bớt mới được lấy thêm, quy tắc rõ ràng từ đầu thì không ai phật ý. Một cửa hàng vật liệu từng cho một khách nợ thả ga tới 40 triệu rồi mất trắng vì khách bỏ đi nơi khác. Sau khi đặt hạn mức, tổng nợ của cả cửa hàng không bao giờ vượt quá 15 triệu.

Bạn hẹn ngày trả cụ thể mỗi lần cho nợ, không để chung chung. Cuối tuần trả, cuối tháng trả, lãnh lương trả, phải có mốc rõ ràng thì bạn mới có cớ để nhắc. Nợ không kỳ hạn thì 80% sẽ bị quên hoặc cố tình quên, càng để lâu càng khó đòi. Một chủ cửa hàng từng cho nợ kiểu khi nào có thì trả, cuối năm cộng lại 25 triệu mà đòi được có 8 triệu. Bạn chốt ngày trả ngay lúc bán thì tỷ lệ thu hồi cao gấp đôi.

Bạn ghi lại ngay lúc giao hàng, đừng để tối mới ghi vì sẽ sót. Khách lấy 5 món nợ 3 món, bạn ghi 3 món đó vào sổ nợ của khách ngay trước mặt khách để hai bên cùng xác nhận. Một cửa hàng từng cãi nhau với khách quen 5 năm chỉ vì ghi nợ sau nên sót 2 món trị giá 600 nghìn, mất cả tiền lẫn tình cảm. Bạn ghi tại chỗ thì không bao giờ xảy ra tranh cãi kiểu này.

Bạn ưu tiên cho nợ những khách mua đều và trả đúng hẹn. Khách tháng nào cũng mua 3 triệu và trả sòng phẳng thì cho nợ để giữ chân, khách nợ cũ chưa trả mà đòi lấy thêm thì từ chối khéo. Khoảng 20% khách hàng tạo ra 80% rắc rối nợ nần, bạn nhận diện sớm nhóm này thì đỡ mệt. Một chủ cửa hàng từng mạnh dạn cắt nợ 5 khách chây ì, doanh thu tháng sau không giảm mà tiền mặt lại dư ra 10 triệu.

Ghi chép công nợ ra sao để không sót một đồng?

Bạn mở một sổ nợ riêng cho từng khách, không ghi chung vào sổ bán hàng. Mỗi khách có trang riêng ghi ngày lấy, món lấy, số tiền và chữ ký hoặc xác nhận. Ghi chung thì tìm mỏi mắt, cộng nhầm là chuyện thường. Một cửa hàng ghi nợ lẫn trong sổ bán từng sót 7 triệu trong một quý mà không biết sót ở trang nào. Bạn tách sổ nợ riêng thì tra cứu 1 phút là ra ngay.

Bạn ghi cả hàng khách trả bớt vào cùng chỗ để trừ dần cho rõ. Khách nợ 5 triệu, trả 2 triệu thì ghi trả 2 triệu còn nợ 3 triệu, hai bên cùng nhìn thấy số dư. Nhiều vụ cãi nhau chỉ vì chủ nhớ đã trả ít hơn, khách nhớ đã trả nhiều hơn, không có ghi chép thì không phân xử được. Một vụ tranh chấp 4 triệu từng phải nhờ người thứ ba hòa giải chỉ vì không ghi lần trả giữa chừng. Bạn ghi cả chiều trả thì sổ nợ minh bạch tuyệt đối.

Bạn chốt nợ với khách mỗi cuối tháng một lần để hai bên cùng xác nhận. In hoặc viết giấy tổng nợ tháng, khách ký xác nhận còn nợ bao nhiêu, hẹn ngày trả cụ thể. Chốt đều mỗi tháng thì nợ không bao giờ phình quá 1 tháng doanh số của khách đó. Khoảng 70% khoản nợ được chốt xác nhận hàng tháng sẽ được trả đúng hạn, cao hơn hẳn nợ để trôi không ai nhắc.

Bạn lưu số điện thoại và địa chỉ của khách nợ để tiện liên lạc. Khách đổi số, chuyển nhà mà bạn không hay thì món nợ coi như mất. Lúc mở sổ nợ là ghi đủ tên, số điện thoại và nơi ở, khách quen mấy cũng phải có thông tin. Một cửa hàng từng mất 6 triệu vì khách nợ chuyển trọ mà không ai biết đi đâu. Bạn có thông tin liên lạc thì nhắc nợ dễ dàng, cần thì tới tận nơi cũng được.

Nhắc nợ khéo thế nào để thu được tiền mà không mất khách?

Bạn nhắc trước hạn 2 ngày bằng giọng điệu nhẹ nhàng như thông báo. Em ơi thứ sáu này tới hạn 3 triệu nhé, chị chuẩn bị giúp em hóa đơn sẵn rồi, tin nhắn như vậy thì khách nào cũng vui vẻ. Nhắc trước hạn thì 60% khách sẽ chủ động trả đúng ngày mà không cần nhắc lần hai. Bạn nhắc sớm với thái độ tôn trọng thì khách thấy thoải mái, lần sau vẫn ghé mua tiếp.

Bạn tới hạn mà khách chưa trả thì nhắc lại sau 3 ngày, vẫn nhẹ nhàng nhưng dứt khoát hơn. Em ơi khoản 3 triệu hôm trước bên em xử lý giúp chị nhé, chị cần xoay nhập hàng đợt này. Đưa lý do chính đáng thì khách thông cảm và ưu tiên trả cho bạn trước. Một chủ cửa hàng áp dụng cách nhắc 3 ngày một lần đã thu hồi 85% nợ quá hạn trong vòng 2 tuần. Bạn kiên trì nhắc đều thì khách không thể giả vờ quên mãi được.

Bạn quá hạn 2 tuần thì gặp trực tiếp thay vì chỉ nhắn tin. Tới tận nơi nói chuyện thẳng thắn, hỏi khó khăn của khách và chốt lịch trả góp từng phần nếu cần. Nợ 10 triệu thì trả mỗi tuần 2 triệu, có lộ trình còn hơn không có gì. Khoảng 50% nợ quá hạn lâu sẽ thành nợ khó đòi nếu chỉ nhắn tin mà không gặp mặt. Bạn gặp trực tiếp cho thấy bạn nghiêm túc, khách cũng nghiêm túc trả hơn.

Bạn với nợ quá 2 tháng không có tiến triển thì nhờ người thứ ba hoặc chấp nhận giảm một phần để thu hồi. Mất 20% mà thu về 80% còn hơn mất trắng 100%, bài toán này bạn phải tính lạnh lùng. Một cửa hàng từng ôm 30 triệu nợ xấu 1 năm không đòi được, cuối cùng giảm 25% thì thu về 22 triệu tiền mặt. Bạn xử lý dứt điểm nợ xấu thì đầu óc nhẹ nhõm, vốn quay vòng, đừng ôm hy vọng đòi đủ mà mất cả chì lẫn chài.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Sổ nợ điện tử cho từng khách, ai nợ bao nhiêu và tới hạn khi nào hiện rõ trên điện thoại
Nhắc nợ đúng hạn dễ dàng vì mọi khoản nợ và lịch sử trả đều lưu lại đầy đủ
Chốt nợ cuối tháng nhanh gọn, in giấy xác nhận để hai bên cùng ký cho minh bạch

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.