Kiểm kê kho nhanh mà chuẩn làm sao?

Kiểm kê kho nhanh mà chuẩn là đối chiếu số lượng thực tế trên kệ với số lượng trên hệ thống, tìm ra điểm lệch và sửa ngay trong cùng một buổi. Bạn kiểm 500 mặt hàng trong 2 giờ thay vì đóng cửa cả ngày.

Bao lâu kiểm kê một lần?

Bạn kiểm kho một lần mỗi tuần với hàng nhanh hết và một lần mỗi tháng với toàn bộ kho. Hàng nhanh hết như sữa, trứng, rau củ thì kiểm 5 phút mỗi sáng. Hàng chậm luân chuyển thì đợi tới cuối tháng kiểm một lần cho gọn. Bạn đừng đợi 6 tháng mới kiểm, lúc đó hàng hết hạn, hàng thất lạc mất cả năm mới phát hiện.

Một cửa hàng tạp hóa 500 mặt hàng từng chỉ kiểm kho Tết, phát hiện thiếu 30 mặt hàng trị giá 8 triệu mà không biết mất từ khi nào. Sau khi kiểm kho cuối tháng, mỗi lần chỉ lệch 5 tới 7 món và tìm ra ngay nguyên nhân. Bạn thấy đó, kiểm thường xuyên thì mất ít, kiểm quá hiếm thì mất nhiều.

Bạn nên kiểm vào giờ vắng khách như sáng sớm hoặc sau giờ đóng cửa. Một buổi kiểm toàn kho mất 2 tới 3 giờ, bạn chia cho 2 người thì mỗi người chỉ mất 1,5 giờ. Khoảng 80% quán kiểm vào tối thứ hai sau giờ đóng cửa, sáng thứ ba mở cửa bình thường như không có gì. Bạn đừng kiểm lúc đông khách, vừa đếm vừa bán là sai số ngay.

Bạn cũng nên lên lịch cố định để không quên. Ví dụ cuối tháng vào ngày 30 kiểm kho, đầu tháng vào ngày 1 đối chiếu số liệu. Lịch cố định giúp nhân viên quen với nhịp, bạn nhắc một lần là lần sau tự nhớ. Bạn ghi lịch vào điện thoại và đặt nhắc nhở, việc quan trọng mà quên thì thiệt to.

Kiểm đếm thực tế ra sao cho nhanh?

Bạn chia kho thành từng khu vực và kiểm từng khu vực một. Khu nước uống, khu thực phẩm khô, khu đồ dùng, mỗi khu kiểm xong mới qua khu khác. Bạn kiểm theo khu thì không bỏ sót, không đếm trùng. Một người kiểm một khu, 2 người kiểm 2 khu cùng lúc thì tốc độ tăng gấp đôi.

Một tiệm tạp hóa với 3 kệ hàng từng kiểm lung tung, đếm đi đếm lại 3 lần mới xong trong 4 giờ. Sau khi chia kệ thành 3 khu và mỗi người kiểm một khu, việc kiểm chỉ còn 1,5 giờ. Bạn thấy đó, chia nhỏ việc ra thì làm nhanh hơn nhiều so với làm ồ ạt.

Bạn nên dùng điện thoại để ghi số liệu thay vì ghi giấy. Ghi giấy xong phải nhập lại lên máy tính, vừa mất thời gian vừa dễ ghi sai. Bạn dùng điện thoại nhập trực tiếp vào hệ thống, kiểm 100 món chỉ mất 20 phút. Khoảng 65% quán chuyển từ giấy sang điện thoại đều giảm nửa thời gian kiểm kê ngay buổi đầu.

Bạn cũng nên kiểm theo nhóm ưu tiên. 20 món giá trị cao kiểm kỹ từng đơn vị, 100 món giá trị thấp kiểm theo thùng, theo gói cho nhanh. Bạn kiểm kỹ cái đắt, kiểm nhanh cái rẻ, thời gian phân bổ hợp lý. Một chai nước hoa 1 triệu mất thì tiếc hơn 10 gói mì 8 nghìn, bạn dành thời gian đúng chỗ là được.

Xử lý chênh lệch kho thế nào?

Bạn đối chiếu số thực tế với số trên hệ thống ngay trong buổi kiểm. Món lệch dưới 2% thì điều chỉnh ngay, món lệch trên 5% thì tìm nguyên nhân trước khi điều chỉnh. Bạn đừng vội sửa số cho khớp mà không biết vì sao lệch, sửa mà không biết lý do thì tháng sau lại lệch tiếp.

Một quán cà phê từng lệch 20 ký cà phê mỗi tháng, ban đầu cứ sửa số cho xong. Sau khi điều tra mới biết nhân viên pha chế đong dư mỗi ly 5 gram, 200 ly mỗi ngày là mất 1 ký. Sau khi chuẩn hóa định lượng, độ lệch giảm xuống còn 2 ký mỗi tháng. Bạn thấy đó, tìm nguyên nhân quan trọng hơn sửa con số.

Bạn nên ghi lại nguyên nhân lệch mỗi lần kiểm. Hàng hết hạn, hàng bể vỡ, hàng nhân viên dùng mà không ghi, hàng giao thiếu từ nhà cung cấp, mỗi nguyên nhân một dòng. Sau 3 tháng bạn xem lại là biết mất nhiều nhất ở đâu. Khoảng 50% thất thoát kho đến từ 2 nguyên nhân chính, bạn xử lý 2 cái đó là kho chuẩn hẳn lên.

Bạn cũng nên có quy định xử phạt và khen thưởng rõ ràng. Nhân viên làm kho chuẩn 3 tháng liên tiếp thì thưởng 500 nghìn, làm mất hàng giá trị lớn thì chịu một phần trách nhiệm. Bạn thưởng phạt công bằng thì nhân viên tự giác hơn, không cần nhắc nhiều. Một quán ăn áp dụng cách này, độ lệch kho giảm từ 6% xuống còn 1,5% trong 4 tháng.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Đối chiếu số thực tế với số hệ thống ngay trên điện thoại, không cần ghi giấy
Lịch sử điều chỉnh kho lưu rõ ai sửa, sửa gì và vì sao để bạn tra lại
Báo cáo chênh lệch kho theo từng khu vực giúp bạn tìm nguyên nhân nhanh

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.