Chuyển đổi số cho cửa hàng bắt đầu từ đâu?

Chuyển đổi số cho cửa hàng bắt đầu từ việc đưa ghi đơn, quản lý kho và báo cáo doanh thu lên điện thoại thay cho sổ tay. Bạn làm 3 việc này trước là quán đã gọn hơn một nửa, các việc khác tính sau.

Vì sao quán nhỏ cũng cần chuyển đổi số?

Bạn nghĩ chuyển đổi số là chuyện của công ty lớn, nhưng thật ra quán 5 bàn cần nó hơn quán 50 bàn. Quán lớn có kế toán, có thủ kho, có người đối chiếu, quán nhỏ chỉ có bạn làm hết. Bạn ghi đơn, trông kho, tính lương, nhớ nợ, một mình gánh 5 việc thì sót là chuyện thường. Đưa 5 việc đó lên điện thoại là bạn có thêm một người phụ không lương.

Một quán bún sáng 8 bàn từng ghi sổ tay, mỗi tối cộng sổ 1 tiếng, cuối tháng tính lãi 2 ngày. Sau khi đưa đơn và kho lên hệ thống, tối chỉ mất 10 phút xem báo cáo, cuối tháng lãi có sẵn không cần tính. Bạn ấy tiết kiệm 35 giờ mỗi tháng, dùng thời gian đó tìm thêm 2 mối bỏ sỉ bún mang về. Bạn thấy đó, số hóa không phải cho oai mà để bạn rảnh tay làm việc ra tiền hơn.

Bạn cũng đừng sợ mình không rành công nghệ. Khoảng 85% chủ quán dùng hệ thống hiện nay trên 40 tuổi và chưa từng dùng phần mềm nào trước đó. Họ học trong 1 buổi là bán được vì màn hình chỉ có vài nút to rõ. Bạn bấm được Zalo thì bạn dùng được hệ thống, không khó hơn gọi video cho con cháu là bao.

Bạn nên bắt đầu vì khách của bạn cũng số hóa rồi. Khách chuyển khoản thay vì trả tiền mặt, khách muốn hoá đơn rõ ràng thay vì nghe đọc miệng, khách muốn đặt trước thay vì tới chờ. Quán không theo kịp thì khách qua quán bên cạnh. Khoảng 60% khách dưới 35 tuổi thích quán có thanh toán nhanh gọn, bạn làm được thì giữ được nhóm khách chi nhiều nhất.

Bước đầu tiên làm gì cho dễ?

Bạn bắt đầu từ ghi đơn trên điện thoại vì đây là việc làm nhiều nhất mỗi ngày. Sáng mai bạn vẫn mở quán như thường, chỉ khác là ghi đơn bằng điện thoại thay vì ghi sổ. Bán 50 đơn đầu tiên bằng hệ thống là bạn quen tay, từ đơn 51 trở đi là nhanh hơn sổ. Bạn đừng ôm cả kho, cả lương, cả nợ ngay ngày đầu, làm một việc cho thạo rồi thêm việc khác.

Một cửa hàng tạp hóa 300 mặt hàng từng sợ chuyển đổi số vì nghĩ phải nhập cả 300 món một lúc. Bạn ấy chỉ nhập 50 món bán chạy trước, bán 1 tuần thấy ổn mới nhập tiếp 100 món, 2 tuần sau nhập hết. Mỗi đợt nhập 30 phút, không ngợp mà vẫn bán bình thường. Bạn thấy đó, làm từng ít một thì việc to cũng thành nhỏ.

Bạn nên nhờ người bán hướng dẫn tận nơi trong buổi đầu. Họ nhập món giúp bạn, cài máy in giúp bạn, bán thử 5 đơn cùng bạn. Buổi đầu có người kèm thì bạn tự tin, buổi hai tự bán là quen. Khoảng 90% quán được kèm tận tay buổi đầu đều dùng tiếp, quán tự mày mò thì nửa bỏ cuộc sau 3 ngày. Bạn đừng ngại nhờ, đó là việc của người bán.

Bạn cũng nên cho nhân viên cùng học ngay từ đầu. Bạn thạo mà nhân viên không thạo thì ca bạn nghỉ là quán rối. Bạn gọi cả 3 nhân viên ngồi học 30 phút, ai cũng bấm thử 10 đơn. Học chung thì ai cũng biết, người này quên có người kia nhắc. Một quán 4 người học chung, sau 1 tuần cả 4 đều bán thạo, chủ đi vắng 3 ngày quán vẫn chạy êm.

Số hóa dữ liệu cũ thế nào cho gọn?

Bạn gom 3 thứ cũ là danh mục món, tồn kho hiện tại và danh sách nợ. Danh mục món thì gõ tên và giá lên hệ thống, 100 món mất 1 tiếng. Tồn kho thì đếm nhanh trong 1 buổi tối rồi nhập số lượng. Danh sách nợ thì ghi tên và số tiền từng người. Ba thứ này xong là bạn có nền để chạy, các thứ khác bổ sung dần.

Một quán ăn giữ 5 cuốn sổ 3 năm từng nghĩ phải nhập hết mới dùng được hệ thống. Thật ra chỉ cần nhập số dư hiện tại, không cần nhập lịch sử cũ. Nợ ai bao nhiêu thì ghi số đó, kho còn bao nhiêu thì ghi số đó, sổ cũ cất tủ làm kỷ niệm. Bạn ấy nhập xong trong 2 tiếng thay vì 2 tuần như tưởng tượng. Bạn thấy đó, chỉ mang theo số dư, đừng mang theo quá khứ.

Bạn nên chụp ảnh lưu lại sổ cũ trước khi cất. Mỗi trang sổ nợ, sổ nhập hàng chụp một tấm lưu vào điện thoại. Sau này cần đối chiếu thì mở ảnh ra xem, không cần lật sổ. Khoảng 30% tranh chấp nợ cũ được giải quyết nhờ ảnh chụp sổ, vì chữ trong ảnh không sửa được. Bạn chụp 30 phút mà yên tâm cả năm.

Bạn cũng nên dọn lại danh mục trước khi nhập. Món nào bỏ rồi thì đừng nhập, món nào trùng tên thì gộp lại, giá nào cũ thì sửa luôn. Nhập 80 món sạch còn hơn nhập 150 món rối. Một quán cà phê dọn từ 140 món xuống còn 95 món trước khi nhập, nhân viên tìm món nhanh hơn hẳn vì không còn món ma. Bạn dọn trước thì dùng sau nhàn hơn nhiều.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Nhập 50 món bán chạy trước là bán được ngay, món còn lại thêm dần không vội
Hướng dẫn tận tay buổi đầu, nhập món và cài máy in giúp bạn từ đầu tới cuối
Chỉ cần số dư hiện tại là chạy được, sổ cũ chụp ảnh lưu lại để đối chiếu khi cần

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.