Chấm công nhân viên bằng cách nào cho công bằng?

Chấm công nhân viên công bằng là ghi rõ giờ vào giờ ra theo ca, tính đúng công thường công ngoài giờ công chủ nhật và lưu lại để ai cũng xem được. Bạn chấm công 3 phút mỗi ngày thay vì mất cả buổi cuối tháng.

Vì sao chấm công thủ công hay sinh khiếu nại?

Bạn có bao nhiêu nhân viên, mỗi người làm ca nào, hôm nào nghỉ, tháng nào ứng tiền thì bạn nhớ hết không. Nếu không có hệ thống, mỗi lần tính lương bạn mất 1 tới 2 giờ nhặt giờ, dễ sót và dễ sai. Người bị trả thiếu 100 nghìn mà không có dữ liệu để đối chiếu thì mất niềm tin, người bị trả thừa thì bạn mất tiền.

Một quán cà phê với 12 nhân viên từng chấm công bằng sổ tay, mỗi tháng bỏ ra 3 tiếng nhặt giờ và tranh cãi 2-3 vụ. Sau khi dùng hệ thống chấm công theo ca, thời gian tính lương rút xuống còn 15 phút, số vụ khiếu nại về lương giảm hẳn. Bạn thấy đó, công tưởng mất 2 giờ mỗi tháng nhưng giải quyết tranh cãi mới là mất thật.

Bạn cũng cần chấm công công bằng giữa nhân viên, nếu không ai hỏi lại. Có nhân viên làm 26 ngày tháng, có người 22 ngày, nhưng lương lại ngang nhau thì bất công rõ rệt. Khi bạn chấm theo hệ thống, ai nhiều giờ ai ít giờ nhìn ra ngay mà không cần tranh. Người thấy công bằng thì làm việc thoải mái hơn nhiều.

Nhân viên nghỉ hoặc làm thêm không báo trước cũng là chuyện khó. Bạn cần ghi rõ giờ vào giờ ra thật, không ai tự ý sửa sau. Nếu sửa được thì sổ tay cũng sửa được và số liệu không đáng tin. Bạn giữ dữ liệu trên hệ thống có thời gian và người thao tác, mỗi thay đổi đều có dấu vết để tra lại.

Chấm công theo ca thế nào cho hợp lý?

Bạn chia ca rõ ràng và dán lịch ca ở chỗ nhân viên nhìn thấy. Quán ca sáng 7 giờ tới 11 giờ, ca trưa 11 giờ tới 15 giờ, ca tối 17 giờ tới 22 giờ. Khi nhân viên vào ca bấm vào, ra ca bấm vào luôn, 5 giây mỗi lần. Có ca bạn thêm phần ghi chú như ca đông khách được phụ cấp thêm 1 giờ.

Một quán ăn 8 nhân viên từng ghi giờ tay dễ sai, phải đối chiếu với camera mỗi lần trả lương. Sau khi dùng hệ thống bấm giờ, mỗi lần vào ca và ra ca đều chính xác tới giây, không cần xem camera nữa. Bạn thấy đó, số liệu tốt là nền tảng của mọi việc còn lại.

Bạn cần quy định rõ nghỉ trưa và nghỉ giữa ca có tính lương không. Thường nghỉ trưa 1 tiếng không tính lương, còn nghỉ 10 phút giữa ca thì tính. Bạn nói rõ với nhân viên ngay từ đầu, tránh mỗi tháng lại giải thích. Khoảng 70% khiếu nại lương phát sinh từ chỗ này, quy định rõ một lần là hết.

Bạn cũng nên cho nhân viên tự xem giờ của mình ngay trên điện thoại. Thấy số giờ đúng, không có ý kiến gì, tiết kiệm cả thời gian giải thích với bạn. Một quán cho nhân viên xem giờ tự đăng nhập, số câu hỏi về giờ làm giảm 80% trong tháng đầu tiên. Bạn thấy đó, minh bạch tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

Xử lý ngoài giờ và làm thêm ra sao?

Bạn định nghĩa ngoài giờ là phần làm vượt quy định trong ngày, và tính lương theo tỉ lệ ca hơn bình thường. Ngoài giờ nửa giờ phải có xác nhận của ca trưởng, không xác nhận thì không tính. Quy tắc này công bằng với cả người chăm chỉ lẫn người làm vụng vặt.

Một cửa hàng bán lẻ có nhân viên hay làm thêm cuối tuần không báo, mỗi tuần thêm 5 giờ chưa được tính. Khi tính lương bạn ấy thấy cả quý thiếu 780 nghìn, phải bù thêm và mất niềm tin. Sau khi chốt quy tắc xin duyệt trước khi làm thêm, chi phí này mất đi hẳn mà lương vẫn minh bạch.

Bạn cũng cần tính ca đêm và ca nghỉ lễ khác ca ngày. Ca nghỉ lễ thường cao gấp 150% so với ca ngày. Nếu quán bán Tết mà tính ca ngày như mọi ngày, nhân viên thấy không công bằng dễ bỏ việc đúng mùa cần người nhất. Bạn thiết lập tỉ lệ này một lần trên hệ thống, sau đó mỗi tháng hệ thống tự tính, bạn không phải ngồi tính tay.

Để giảm nguy cơ làm thêm không báo, bạn thưởng cho ca nhiều khách thay vì phạt ca nhiều giờ. Quán nào thưởng ca 6 triệu thì nhân viên tự báo hết. Bạn so sánh 2 quán cùng quy mô, một quán phạt cứng mỗi lần thiếu giờ cộng 200 nghìn, một quán thưởng ca bán tốt. Quán thưởng có tỉ lệ báo cáo đúng giờ cao hơn hẳn, chi phí lại thấp hơn.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Bấm giờ vào và giờ ra chính xác tới giây, nhân viên tự xem giờ trên điện thoại
• Tính tự động ca ngày, ca đêm, ngoài giờ và ca nghỉ lễ theo tỉ lệ bạn đặt
• Lưu lịch sử thay đổi công, đối chiếu lương minh bạch không phát sinh tranh cãi

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.