Quản lý chuỗi cửa hàng nhiều địa điểm ra sao?

Quản lý chuỗi cửa hàng là việc nắm được doanh thu, tồn kho và nhân sự của mọi cửa hàng chỉ trên một màn hình. Thay vì gọi điện hỏi từng cửa hàng mỗi tối, bạn mở điện thoại lên là biết cửa hàng nào hôm nay bán tốt, cửa hàng nào sắp hết hàng.

Chuỗi cửa hàng gặp khó khi có mấy cửa hàng?

Bạn bắt đầu khó khi số cửa hàng từ 2 lên 3 cửa. Với 2 cửa hàng bạn nhớ được, với 3 cửa hàng trở lên là chuyện khác. Cửa hàng A còn 50 sản phẩm, cửa hàng B hết sạch mà bạn không biết. Bạn nhận ra hàng không tự từ A chuyển sang B được, cả hai cửa hàng không thấy nhau. Càng thêm cửa hàng, càng khó nắm, đó là lúc bạn cần phần mềm gộp lại một hệ thống.

Một chuỗi cà phê 4 cửa hàng từng mất 2 tiếng mỗi tối để thu doanh thu từng cửa hàng gửi qua tin nhắn, rồi tổng hợp lại bằng bảng tính. Có đêm gửi trễ, có đêm gửi nhầm số. Sau khi dùng phần mềm quản lý chuỗi, mọi cửa hàng bán xong tự động cập nhật, bạn mở điện thoại thấy hết trong 5 phút. Bạn thấy đó, không phải không có dữ liệu, mà dữ liệu bị chia nằm nhiều nơi.

Bạn cũng hay đối mặt với việc bất đồng giữa cửa hàng. Cửa hàng A bán chạy sữa tươi, cửa hàng B hết sữa tươi từ sáng, nhân viên B lại không biết vì không xem được tồn kho A. Phần mềm cho phép chuyển hàng giữa cửa hàng, hết ở cửa này thì lấy từ cửa khác. Khoảng 25% doanh thu có thể cứu được chỉ bằng cách chuyển hàng chứ không phải nhập thêm. Bạn không cần nhập hàng mới cho từng cửa, chỉ cần chuyển cho nhau.

Đồng bộ dữ liệu giữa các cửa hàng thế nào?

Bạn chọn một hệ thống tất cả cửa hàng cùng dùng, dữ liệu cập nhật theo thời gian thực. Cửa hàng A bán một sản phẩm, số lượng ở cửa hàng A tự giảm ngay. Không có chuyện hai cửa hàng cùng bán một sản phẩm đang còn đúng một cái. Một chuỗi thức uống từng xảy ra hiện tượng hai cửa hàng cùng giao sản phẩm đó cho hai khách khác nhau, cả hai đều thấy tồn kho là 1. Từ đó khách bị hủy đơn, mất cảm giác. Khi dùng phần mềm đồng bộ, việc này không xảy ra nữa.

Bạn nên đặt quyền hạn rõ cho từng cửa hàng. Chỉ có người quản lý mới xem được doanh thu tổng, nhân viên cửa hàng chỉ xem được dữ liệu của cửa mình. Người mới vào không vô tình sửa sai giá hay số lượng, vì họ không có quyền. Một chuỗi tạp hóa 5 cửa hàng từng để nhân viên tự sửa giá, nhầm lẫn giữa giá nhập và giá bán, thiệt hại vài triệu trước khi ai nhận ra. Có quyền hạn thì sự cố này không xảy ra.

Bạn cũng nên kiểm tra báo cáo tổng theo thời gian thực, không đợi cuối tháng. Hôm nay cửa hàng A bán 2 triệu, cửa hàng B bán 500 nghìn, bạn thấy ngay cửa hàng B có vấn đề. Để tới cuối tháng mới thấy thì đã mất cả cơ hội sửa trong ngày. Khoảng 70% chủ chuỗi cửa hàng cho biết họ thường xuyên xem báo cáo hàng ngày, không phải chỉ cuối tháng.

Chuyển hàng giữa các cửa hàng ra sao?

Bạn thấy cửa hàng A còn nhiều hàng cửa hàng B thì hết, chuyển từ A sang B ngay trong ngày. Phần mềm ghi nhận lệnh chuyển, số lượng tự động trừ ở A cộng ở B. Không cần gọi điện xác nhận từng lần, hệ thống ghi lại ai chuyển, chuyển bao nhiêu, lúc mấy giờ. Một chuỗi thời trang từng mất 3 phút cho mỗi lệnh chuyển hàng vì ghi sổ rồi thông báo lại, có lệnh chuyển 20 cái mà ghi nhầm thành 10 cái. Từ dùng phần mềm, mỗi lệnh chuyển mất 30 giây và không sai số nào.

Bạn cũng nên đặt quy tắc chuyển hàng rõ ràng. Chỉ chuyển khi cửa hàng cần hết hàng và cửa hàng nguồn còn dư, không nên chuyển tùy tiện. Hệ thống báo khi cửa hàng nào đạt mức tồn tối thiểu, bạn quyết định chuyển từ đâu. Cửa hàng ít hàng thường không bán được, cửa hàng nhiều hàng quá thì chiếm vốn. Một chuỗi đồ gia dụng chuyển hàng linh hoạt thì doanh thu mỗi cửa hàng tăng trung bình 15%.

Nhân sự và vận hành chuỗi ra sao?

Bạn phân quyền theo cửa hàng và theo vai trò. Mỗi cửa hàng có một người phụ trách, người đó chịu trách nhiệm báo cáo cuối ngày, bạn chỉ cần kiểm tra. Nhân viên nào cũng có mã riêng để vào hệ thống, ai ghi đơn, ai xuất kho, hệ thống đều biết. Khoảng 80% sai sót kho trong chuỗi cửa hàng đến từ việc nhiều người cùng thao tác mà không ai biết ai làm.

Bạn cũng nên đào tạo người quản lý cửa hàng sử dụng phần mềm đúng cách, họ là người giữ cửa hàng chạy tốt. Một chuỗi 6 cửa hàng từng có hai cửa hàng không dùng phần mềm đều đặn, người quản lý thấy rẻ hơn ghi tay, hóa ra hàng tháng lệch kho 5 triệu mỗi cửa hàng. Đầu tư đào tạo một lần cho người quản lý rẻ hơn mất cả năm khắc phục sai sót.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Xem doanh thu, tồn kho và nhân sự mọi cửa hàng trên một màn hình theo thời gian thực
• Chuyển hàng giữa các cửa hàng tự động cập nhật, không lo bán trùng sản phẩm
• Phân quyền theo cửa hàng và vai trò để mọi thao tác đều có người chịu trách nhiệm

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.