Quản lý nhân viên quán cafe cần những gì?

Quản lý nhân viên quán cafe giúp bạn chấm công, phân ca, theo dõi hiệu suất và tính lương chính xác. Không còn ghi sổ tay rồi cuối tháng cãi nhau vì sai giờ, không còn phải nhớ ai trực ca nào.

Chấm công sổ tay mất bao nhiêu thời gian?

Bạn thử nhớ lại lần cuối cùng tính lương. Mỗi nhân viên ghi giờ vào, giờ ra vào sổ, cuối tháng bạn ngồi cộng từng người. Với 6 nhân viên, bạn mất 3 giờ chỉ để tính lương, chưa kể phải hỏi lại vì sổ bị mất hoặc ghi nhầm.

Một quán cafe 10 nhân viên ở Quận 1 từng mất 4 giờ mỗi tháng chỉ để tính lương, thêm 2 giờ giải thích cho nhân viên vì sổ ghi không rõ. Sau khi chuyển sang chấm công trên điện thoại, mỗi nhân viên tự điểm danh, hệ thống tự cộng giờ, bạn chỉ mất 30 phút kiểm tra và duyệt.

Bạn cũng hay gặp tranh chấp về giờ làm. Một nhân viên nói mình đến 6 giờ sáng, sổ ghi 6 giờ 15 phút, ai cũng có lý. Một quán cafe ở Thảo Điền từng mất 200 nghìn một tháng vì trả lương thêm cho nhân viên tự khai thêm giờ. Chấm công bằng điện thoại có vị trí và thời gian chính xác thì không còn chuyện đó.

Phân ca như thế nào cho hợp lý?

Bạn xem doanh thu theo giờ, thấy ca sáng 7 giờ đến 10 giờ có 30 khách, ca trưa 10 giờ đến 14 giờ có 50 khách, ca tối 17 giờ đến 22 giờ có 80 khách. Bạn phân 2 người ca sáng, 3 người ca trưa, 4 người ca tối, thay vì chia đều 3 người mỗi ca như trước.

Một quán cafe 15 bàn ở Gò Vấp từng chia đều 3 nhân viên cả ngày, cao điểm khách chật mà không ai giúp, giữa trưa lại thừa người. Sau khi phân ca theo giờ đông, bạn giảm 1 nhân viên giữa trưa, thêm 1 người ca tối, tiết kiệm 2 triệu lương mỗi tháng mà khách vẫn được phục vụ nhanh.

Bạn cũng nên có lịch trực cố định mỗi tuần. Nhân viên biết trước mình trực ca nào, sắp xếp việc cá nhân được. Một quán cafe ở Hà Nội từng thay đổi lịch trực liên tục, nhân viên phải hỏi mỗi ngày, mất thời gian và gây bực mình. Có lịch cố định thì nhân viên yên tâm, bạn cũng không phải nhắc nhở mỗi sáng.

Theo dõi hiệu suất và tính lương ra sao?

Bạn xem số đơn mỗi nhân viên ghi được mỗi ca. Nhân viên A ghi 40 đơn ca tối, nhân viên B ghi 25 đơn. Bạn hỏi A biết cách ghi nhanh, hỏi B biết chỗ nào khó khăn. Có thể B chưa thạo phần mềm, bạn dạy thêm 30 phút là B lên 35 đơn.

Một quán cafe 20 bàn ở Quận 7 từng có nhân viên ghi đơn chậm, khách phải đợi 5 phút mỗi lượt. Sau khi xem dữ liệu, bạn phát hiện nhân viên đó chưa biết tìm món theo tên, dạy thêm 1 buổi, tốc độ ghi đơn tăng từ 20 đơn lên 45 đơn mỗi ca. Khách không còn phải đợi, doanh thu ca tối tăng 15%.

Bạn đặt lương cơ bản theo giờ, ví dụ 25 nghìn mỗi giờ. Nhân viên làm 8 giờ thì lương 200 nghìn, làm 10 giờ thì 250 nghìn. Hệ thống tự cộng giờ làm, bạn chỉ cần kiểm tra và duyệt, không cần tính tay.

Một quán cafe 12 nhân viên ở Bình Thạnh từng tính lương bằng máy tính cầm tay, mỗi tháng mất 2 giờ và hay sai vì quên cộng giờ tăng ca. Chuyển sang hệ thống tự tính, bạn chỉ mất 20 phút kiểm tra, lương chính xác từng đồng, nhân viên hài lòng hơn.

Bạn cũng nên tính thưởng theo hiệu suất. Nhân viên nào doanh thu ca mình cao nhất thì thưởng thêm 500 nghìn. Một quán cafe ở Cầu Giấy áp dụng, nhân viên chủ động khuyên khách gọi thêm món, doanh thu mỗi ca tăng 10% mà chi phí thưởng chỉ tăng 2%.

Bạn dùng dữ liệu để khen thưởng cả những người phục vụ tốt chứ không chỉ ghi đơn nhiều. Nhân viên nào khách khen nhiều thì bạn thưởng 200 nghìn mỗi tháng. Một quán cafe ở Đà Nẵng áp dụng chính sách này, nhân viên có động lực hơn, tỷ lệ nghỉ việc giảm từ 30% xuống 10% mỗi năm.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

Chấm công bằng điện thoại, tự cộng giờ làm, không cần sổ tay
Phân ca theo giờ đông, lịch trực cố định mỗi tuần, nhân viên biết trước
Theo dõi hiệu suất từng nhân viên, tính lương chính xác trong 30 phút

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.