Phần mềm quản lý bán lẻ dùng cho cửa hàng nào?

Phần mềm quản lý bán lẻ là công cụ bán hàng cho cửa hàng bán lẻ theo từng món, từng đơn. Mỗi lần bán là hệ thống tự trừ kho, tự ghi doanh thu, bạn mở điện thoại lên là biết hôm nay bán được bao nhiêu mà không cần ngồi tính tay.

Cửa hàng bán lẻ nào cần phần mềm?

Bạn không cần phần mềm thật chuyên cho một chiếc xe bán trà vén với 12 món. Nhưng cửa hàng có trên 100 mặt hàng, có 2 tới 3 nhân viên đứng bán cùng lúc thì nên dùng ngay. Lý do đơn giản: càng nhiều hàng càng nhiều chỗ sai sót, mà mỗi lần sai sót là mất tiền thật.

Một cửa hàng tạp hóa 300 mặt hàng từng lệch kho 15% mỗi tháng khi ghi sổ tay. Sau khi dùng phần mềm quản lý bán lẻ, mỗi đơn bán ra là tự trừ, độ lệch giảm xuống dưới 2%. Không phải vì nhân viên giỏi hơn, mà vì máy tính không quên ghi. Khoảng 60% chủ cửa hàng bán lẻ nhận ra họ đang thua tiền chính vì lệch kho chứ không phải vì bán chậm.

Bạn cũng nên dùng phần mềm nếu chủ cửa hàng đang loay hoay ghép báo cáo cuối ngày. Nhân viên ghi đơn xong phải chuyển số liệu sang sổ, sổ lại chuyển sang bảng tính, bảng tính lại chuyển cho bạn xem. Mỗi bước là một chỗ sai sót và mất 20 phút. Cửa hàng này từng mất 40 phút mỗi tối chỉ để làm báo cáo, sau khi dùng phần mềm thì mở điện thoại là xong trong 3 phút.

Bạn không cần phần mềm có hàng trăm chức năng. Cửa hàng bán lẻ chỉ cần 5 việc: ghi đơn, trừ kho, in hóa đơn, báo cáo doanh thu và quản lý nhân viên. Cài một phần mềm toàn diện quá nhiều chức năng lại làm nhân viên ngợp, bạn tập trung vào đúng 5 việc đó là chạy được.

Ghi đơn bán lẻ nhanh hơn ra sao?

Bạn đưa mặt hàng bán chạy lên đầu màn hình và gắn mã vạch cho 50 món bán nhiều nhất. Nhân viên quét mã là xong một món, không cần gõ tên. Gõ tay mất 10 giây và hay sai dấu, quét mã mất 1 giây và không bao giờ sai. Một cửa hàng dán mã vạch cho 50 món bán chạy sau đó mỗi đơn ghi nhanh hơn 40%.

Bạn cũng nên dạy nhân viên tạo nút bán nhanh cho các gói mua nhiều. Ví dụ gói mua 2 tặng 1, hoặc gói bán theo thùng. Nhân viên bấm một lần là ra gói hoàn chỉnh, không phải chọn từng món rồi tự tính giảm. Một cửa hàng đồ gia dụng từng mất 3 phút mỗi đơn gói vì tính tay, sau khi có nút bán nhanh thì còn 30 giây. Với 30 đơn gói mỗi ngày là tiết kiệm 1 tiếng rưỡi.

Bạn nên cho nhân viên dùng chung một thiết bị bán hàng khi ca đông khách. Ví dụ giờ cao điểm có 2 nhân viên, thì dùng 2 thiết bị, xong gộp doanh thu lại. Bạn không cần 5 thiết bị cho cả ngày, chỉ cần đủ cho giờ cao điểm. Một cửa hàng đồ ăn nhanh từng bỏ 3 thiết bị lúc 21h không ai dùng, chuyển sang 2 thiết bị theo ca thì lại vừa đủ và không tốn điện.

Bạn cũng nên cho phép khách trả tiền nhiều cách. Khách trả tiền mặt, chuyển khoản, ví điện thoại, thẻ quà tặng, đều ghi chung vào đơn hàng. Khách không phải xếp hàng ở quầy thu ngân trong lúc bạn đang bận đóng hàng. Mỗi phút khách phải chờ đổi tiền là mất một khách, đó là cách mất khách âm thầm ít ai để ý.

Quản lý tồn kho bán lẻ ra sao cho khỏe?

Bạn đặt mức tồn tối thiểu cho 20 mặt hàng quan trọng nhất và để hệ thống cảnh báo trước 2 ngày. Hàng chạm mức tối thiểu là hệ thống báo đỏ, bạn nhìn là biết cần nhập món nào ngay tối nay. Cửa hàng từng đóng cửa sớm 3 lần một tuần vì hết hàng bán chạy, sau khi đặt cảnh báo thì 2 tháng không đóng sớm lần nào nữa.

Bạn nên theo dõi hàng chậm luân chuyên mỗi tháng một lần. Mặt hàng 3 tháng không bán được vẫn nằm trong kho chiếm vốn, nên giảm giá hoặc bán kèm để đẩy đi. Một cửa hàng từng chôn 12 triệu trong 60 mặt hàng ế, sau khi xem báo cáo tồn kho theo ngày thì thanh lý thu về 8 triệu nhập món bán chạy hơn. Vốn lưu động thêm, doanh thu mà vẫn tốt.

Bạn cũng nên ghi nhận hàng nhân viên tự dùng ra khỏi kho. Nước uống, đồ ăn nhân viên ăn trong ca, đều phải qua hệ thống. Cửa hàng từng mất 2 triệu một tháng vì hàng nhân viên dùng không ghi lại, sau khi bắt mọi xuất hàng đều qua phần mềm thì thất thoát giảm hẳn. Con số minh bạch thì bạn không cần nghi ngờ ai, mà tự nhiên ít thất thoát hơn.

Theo dõi doanh thu bán lẻ thế nào?

Bạn mở báo cáo doanh thu là thấy hôm nay bán bao nhiêu, ca nào bán nhiều, nhân viên nào bán tốt. Bạn không cần hỏi ai cũng biết ca sáng hay ca chiều bán được nhiều hơn. Một cửa hàng nhờ đó sắp xếp ca hợp lý hơn, ca yếu cho ít người, ca mạnh cho đủ người, chi phí nhân sự giảm mà doanh thu không giảm.

Bạn nên xem doanh thu theo mặt hàng, không chỉ theo tổng. Có mặt hàng bán nhiều nhưng lãi ít, có mặt hàng bán ít nhưng lãi cao. Một cửa hàng từng tập trung bán chai nước giá rẻ, hết giờ mới thấy món đó chiếm 30% lượng hàng nhưng chỉ mang 8% lời. Bỏ món đó ra chỉ còn 4 món chủ lực mà lời tăng gần gấp đôi.

Bạn cũng nên theo dõi lời trên mỗi món, không chỉ lời tổng. Biết món nào lãi 40%, món nào lãi 12%, bạn sẽ chủ động giảm giá cho món lãi cao để đẩy bán, giữ giá cho món lãi thấp. Cách này tăng lời trung bình 3 tới 5% mà không cần bán thêm một món nào.

Ebusiness có gì cho mô hình này?

• Ghi đơn nhanh bằng mã vạch, nhân viên mới học 15 phút là bán được
• Bán ra tự trừ kho, cảnh báo hàng sắp hết trước 2 ngày để bạn nhập kịp
• Báo cáo doanh thu và lời theo ca, theo mặt hàng ngay trên điện thoại

Cần tư vấn?

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cơ sở của bạn.